Kembali ke DSG-9600, pada dasarnya auto attendant tersebut sudah ada settingan secara default dari pabrikan yang dapat segera dipakai, hanya saja semuanya menggunakan bahasa Inggris. Nah untuk pekerjaan di kantor, saya gunakan bahasa Indonesia yang otomatis kita rekam sendiri. Supaya bila ada relasi telepon ke kantor maka ada sambutan : “Terima kasih telah menghubungi PT .. bla .. bla ..bla .. silahkan tekan nomor extension yang dituju … bla … bla …” yah … mirip gitu lah.

Pertama, saya pasang dua lubang RJ-11 ke kabel extension dari PABX. Dalam hal ini extension 133 dan 222. nah setelah itu saya nyalakan DSG-9600 tersebut. dan persiapan untuk rekaman. Yang musti dipersiapkan dalam rekaman tersebut adalah :

1. Pesawat telepon digital. Di sini saya gunakan (pinjam) telepon dari Manager kantor. Karena yang lain pesawat analog.
2. Personel / orang, dalam hal ini teman cewe yang jelas suaranya merdu dan enak didenger .. he he ..

Ok, saya lanjut tulisan ini dengan proses rekaman suaranya :

1. Angkat gagang telepon atau menggunakan handsfree (speakerphone), tekan “no. ext dari DSG tadi”.
2. Begitu terdengar nada dial ke extension DSG itu, segera tekan “#1234″ untuk membuka password standard dari DSG-9600.
3. Terdengar suara dari telepon yang berasal dari DSG-9600 yang meminta kita untuk tekan nomor kode untuk rekaman. Semuanya dalam bahasa Inggris, so musti denger baik2.
4. Tekan “000″, dan terdengar kata-kata yang meminta kita tekan “1″ untuk merekam dan tekan “2″ untuk save.
5. Tekan “1″ untuk memulai merekam suara dari teman yang telah bersedia untuk direkam suaranya. Ingat dalam hal ini lebih baik bila kondisi ruangan sepi, tertutup, dan suara langsung diarahkan ke gagang telepon bukan melalui mic handfree pada bodi pesawat.
6. Teman mulai berkata (ini contoh) ” Selamat Pagi, Terima kasih telah menghubungi PT. SONTOLOLOLOBSTER, silahkan tekan nomor extension yang dituju atau tekan “0″ untuk bantuan Operator.”
7. Segera setelah teman tadi selesai bicara, saya langsung tekan tombol # untuk menghentikan rekaman.
8. Tekan “2″ untuk save / simpan.

Pada dasarnya prosesnya cukup sederhana saja untuk rekamannya. Tombol “1″ tadi dapat juga digunakan untuk edit pada suara yang tadi sudah direkam, DSG-9600 akan menimpa suara yang sebelumnya dan menerima rekaman suara yang terbaru. Tombol “#” untuk menghentikan proses rekaman, dan tombol “2″ untuk save.

Yang perlu diketahui adalah kode-kode halaman dan peruntukannya :

1. “000″ untuk ” Selamat Pagi, Terima kasih telah menghubungi PT. SONTOLOLOLOBSTER, silahkan tekan nomor extension yang dituju atau tekan “0″ untuk bantuan Operator.”
2. “020″ untuk ” Selamat Siang, Terima kasih telah menghubungi PT. SONTOLOLOLOBSTER, silahkan tekan nomor extension yang dituju atau tekan “0″ untuk bantuan Operator.”
3. “010″ untuk ” Selamat Malam, Terima kasih telah menghubungi PT. SONTOLOLOLOBSTER, silahkan tekan nomor extension yang dituju atau tekan “0″ untuk bantuan Operator.”
4. “930″ untuk “Maaf, extension yang Anda tuju sedang sibuk. Silahkan tekan nommor extension yang lain atau tekan “0″ untuk bantuan operator.”
5. “910″ untuk “Maaf, tunggu sebentar”
6. “960″ untuk “Maaf, operator sedang sibuk”
7. “920″ untuk “Maaf, extension yang anda tuju sedang tidak ada di tempat, silahkan coba beberapa saat lagi”
8. “940″ untuk “Terima kasih”. Hal ini akan aktif bila semua fitur diatas tidak dapat dilayani, maka untuk memutus hubungan dengan si penelepon akan mendengar kata-kata tersebut. Di kantor saya ini tidak diaktifkan.
9. “970″ untuk “Silahkan Tekan nomor extension yang lain”. Di kantor saya, ini tidak saya aktifkan.
10. Di kantor saya menggunakan VoIP yang saya masukkan juga ke PABX, maka kode “900″ saya aktifkan dengan rekaman suara “Terima kasih telah menghubungi PT. SONTOLOLOLOBSTER, silahkan tekan nomor extension yang dituju atau tekan “0″ untuk bantuan Operator.”

Nah setelah semua selesai direkam, maka waktunya untuk synchronisasi dengan PABX. Caranya :

1. Lakukan panggilan dr HP ke nomor line PSTN yang terhubung dengan PABX, bila terdengar “greeting” atau operator otomatis, yaitu suara yang saya rekam tadi, maka segera lanjutkan ke extension tujuan. Setelah extension berbunyi “kring”, segera angkat gagang telepon.
2. Lakukan panggilan dr HP ke nomor line PSTN yang terhubung dengan PABX, bila terdengar “greeting” atau operator otomatis, yaitu suara yang saya rekam tadi, maka segera lanjutkan ke extension tujuan, namun sebelumnya extension tujuan sudah diangkat gagangnya. Hal ini untuk memastikan fitur dari nomor “930″ tadi.
3. Lakukan panggilan dr HP ke nomor line PSTN yang terhubung dengan PABX, bila terdengar “greeting” atau operator otomatis, yaitu suara yang saya rekam tadi, maka segera lanjutkan ke extension tujuan, namun bila extension tujuan berbunyi “kring”, jangan diangkat gagangnya. Hal ini untuk memastikan fitur dari nomor “920″ tadi.

Yah … ini masih belum sempurna dan masih perlu untuk diperbaiki sana-sini. Dan ini bukan murni sebagai turorial, hanya catatan dari apa yang sudah saya kerjakan.

salam